Privacy Policy

Privacy Policy - Privacy notice for recruitment 2018

With this privacy policy we aim to cover our compliance with the May 25, 2018 General Data Protection Regulation DPR to the best of our knowledge. If you find any discrepancies and/or have question concerning the described processes, please contact us directly. Please note that the latest version of this policy is available through our website.

Terminology

In respect to the recruiting function, this Policy refers to:

Candidates or “data subjects.” Candidates are the data subjects because they can be identified through personal data they give to companies. For example, their resumes may include their names, physical addresses or phone numbers. This Policy exists to protect this kind of data.

Employers, or “data controllers.” Employers, or recruiters who serve as their company’s main representatives to candidates, determine the purpose of collecting candidate personal data. This makes them the data controllers who are fully responsible for protecting candidate data and using it lawfully.

Clients. A client is considered any company with whom SEMARE has an agreement in place to conduct a search activity on their behalf. This includes active searches for vacancies and/or talent mapping exercises. Under the GDPR, we are responsible for whom we do business with and therefore we expect and ensure that every client SEMARE engages with to be fully compliant with this law.

“Job Seeker.” A job seeker is a natural person interested in talking to SEMARE experts about possibly finding a new position in general. Per definition contact with SEMARE is always initiated by the job seeker itself hence at the time of contact no active search assignment may be in place.

Data Protection Officer (DPO)

In case you would like to contact us regarding the below described privacy policy please call or mail our office through reception or directly to our Data Protection Officer (DPO)

SEMARE P. Hans Frankfurthersingel 282 1060 TR Amsterdam the Netherlands info@semare.com T +31 20 771 9994

Data Protection Officer (DPO) Mr. Wouter Ordelman dpo@semare.com

The core function of SEMARE is to help its clients to find great people. Sourcing is therefore an essential function. Sourcing requires finding and storing personal candidate data. We aim to be transparent about processing candidate data, collect data only for recruitment purposes and establish a long-term relationship with our clients and candidates based on mutual trust and integrity.

Statement of data usage

As recruitment company SEMARE processes data of EU residents. SEMARE collects and processes data for recruitment purposes only. Candidate data will be collected only for agreed assignments. Processing data is limited to job related information only and always with the intent to contact sourced candidates within 30 days.

Data subject information

Types of data collected typically includes, but are not limited to, contact details, social and professional profiles, education and work experience. No sensitive data such as disability information, cultural, genetic or biometric information will be processed without explicit consent in a clear and intelligible way from data subject (candidates).

Data sharing

Data collected, and processed data is only shared, and limited to, the specific client on whose behalf the company, SEMARE, is conducting the recruitment assignment as well as the active recruitment consultants who are assigned by SEMARE Management to conduct the specific search or talent mapping exercise.

Data sources

Data is collected through public sources such as social and professional platforms. Data can also be obtained through direct contact with potential candidates where the initial contact with SEMARE is initiated by the data subject itself i.e. job seeker.

Data storage period

Data is stored during the active search period only, active is defined as the period when the assignment (or vacancy) has not yet been fulfilled + for an additional period of 4 weeks after the closing date of the search. Closing date is defined as the date on which a candidate has signed his or her new employment contract.

In contrast to the latter are job seekers as mentioned above; their data can be stored longer with explicit consent in a clear and intelligible way and with clear instructions on how to withdraw their consent if they wish to do so.

Data subject’ rights

These include the ‘right to be forgotten’, to rectify or access data, to restrict processing, to withdraw consent, to be kept informed about the processing of their data.

the “right to be forgotten. Candidates have the right to ask SEMARE to delete and stop processing their personal data. SEMARE will locate every place that we keep their information (e.g. spreadsheets) and delete it within one month after receiving the candidate’s request.

the right to access data and ask SEMARE to rectify it. Candidates have the right to ask what data of theirs SEMARE holds. They can also request that we make corrections to any inaccuracies (rectify.) SEMARE will grant both requests within one month and provide candidates with a free, electronic copy of their own personal data.

Any such request can be made to the Data Protection Officer (DPO) by mail.

Protection of data

No data is stored in any type external Applicant Tracking systems or any other recruitment software/services or data processors. Nor does SEMARE run any type of CRM program. Data is stored on secured and encrypted Cloud Solution complainant with today’s Digital Safety Standards including that all data transfers between the Cloud servers and our local IT machines are being handled with TLS/SSL encryption. Furthermore, data is only accessible for SEMARE consultants assigned to the search and with active login & password.

Privacy protection by Working Principles

Confidentiality. The effectiveness of our work depends on a detailed understanding of our client's strategy and style of management. We therefore respect absolute confidentiality when dealing with sensitive information provided to us about a client organization and its personnel. Confidentiality works both ways. Most of the people recommended by SEMARE are currently employed. Client companies must respect this fact and work to minimize exposure of candidates during the search and interviewing process. This means that no candidate names should be mentioned to anyone other than those individuals directly involved in the search effort. Confidential presentation material must be controlled and strictly limited to those people concerned with the selection of the candidate.

Open relationship. The best relationships are reciprocal and, just as we make our clients aware of any facts we discover during a search, we ask them to keep us informed of any developments which may affect the successful outcome.

Communication. We establish appropriate lines of communication with the client at the beginning of an assignment and use them to maintain regular contact throughout the search: by telephone, in writing, live online updates and through strategy review sessions.

Exclusivity. To avoid confusion in the market-place, we ask that only one recruitment procedure is followed. Thus, clients should not advertise or use any other recruitment method whilst we are working on a search and refer to us for consideration any potential candidates already known to them or presenting themselves spontaneously. Our search activity may occasionally provoke such introductions.  

Algemene Leveringsvoorwaarden 2018 SEMARE - Senior Management Recruitment

Artikel 1. Definities

In deze algemene leveringsvoorwaarden wordt verstaan onder:

  1. SEMARE - Senior Management Recruitment hierna te noemen: “SEMARE”, statutair gevestigd te Amsterdam.
  2. Opdrachtgever, iedere natuurlijke persoon of personen, vennootschap of

    rechtspersoon die gebruik wil maken c.q. maakt van de diensten van SEMARE.

Artikel 2. Algemeen

  1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle door SEMARE gedane offertes en op door SEMARE gesloten overeenkomsten en de daaruit voortvloeiende verbintenissen met Opdrachtgever.
  2. Door ondertekening van een overeenkomst met SEMARE verklaart Opdrachtgever dat hij kennis heeft genomen van de algemene leveringsvoorwaarden van SEMARE en dat hij met deze voorwaarden akkoord gaat.
  3. Bepalingen die afwijken van deze algemene voorwaarden kunnen slechts schriftelijk worden overeengekomen.

Artikel 3. Aanbiedingen, totstandkoming van de overeenkomst

  1. Offertesbehelzennimmereenaanboddatbijaanvaardingtotdetotstandkoming van een overeenkomst leidt, maar zijn een uitnodiging om naar aanleiding daarvan in onderhandeling te treden. SEMARE is te allen tijde gerechtig door haar uitgebrachte offertes in te trekken en/of te wijzigen, indien de geldigheidsduur van de offerte is verstreken. De geldigheidsduur van een offerte is standaard 14 dagen te rekenen vanaf datum offerte, tenzij daar in de offerte zelf schriftelijk van wordt afgeweken.
  2. Alleaanbiedingenzijn,tenzijuitdrukkelijkandersovereengekomen,vrijblijvend. Een overeenkomst komt slechts tot stand door schriftelijke overeenstemming tussen SEMARE en Opdrachtgever en bij gebreke daarvan, doordat SEMARE met de feitelijke uitvoering van een overeenkomst met (stilzwijgende) instemming van Opdrachtgever aanvangt. In het laatste geval komt de overeenkomst tot stand op basis van de laatste offerte van SEMARE.
  3. Wijziging van een overeenkomst op verzoek van Opdrachtgever kan slechts geschieden door schriftelijke aanvaarding daarvan door SEMARE. Bij wijziging van de overeenkomst op verzoek van Opdrachtgever vergoedt Opdrachtgever aan SEMARE de daarmee gepaard gaande eventuele (meer)kosten.
  4. Voor zover op verzoek van Opdrachtgever overeengekomen wijzigingen vertragingen tot gevolg hebben, komen deze voor rekening en risico van Opdrachtgever.

Artikel 4. Uitvoering 

  1. SEMARE zal bij de uitvoering van de opdracht zich naar beste kunnen en met gebruikmaking van haar kennis, inzet en ervaring inspannen voor Opdrachtgever.
  2. Search opdrachten gelden, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, op basis van exclusiviteit. Dit betekent dat SEMARE de enige partij is die opdracht heeft om de executive search opdracht te verrichten en/of om invulling te geven aan een functie of vacature. Mochten zich kandidaten aanmelden via de Opdrachtgever of via derden, dan neemt SEMARE deze kandidaten mee in de procedure. De Opdrachtgever is gehouden SEMARE te

    informeren over dergelijke kandidaten.

  3. Opdrachtgever is gehouden SEMARE tijdig alle informatie welke redelijkerwijze

    in verband met de uitvoering van de opdracht van belang kan zijn, ter beschikking te stellen.

Artikel 5. Prijzen

Alle door SEMARE opgegeven prijzen zijn exclusief BTW en onder voorbehoud van wijziging.

  1. Eventuele kosten, waaronder verzend-, reis- en administratiekosten worden separaat gefactureerd op basis van werkelijk gemaakte kosten tenzij anders overeengekomen.

Artikel 6. Betaling en zekerheden

  1. Opdrachtgever is verplicht het haar gefactureerde binnen 30 dagen na factuurdatum op de door SEMARE aangegeven bankrekeningen te voldoen.
  2. Nalatigheid van Opdrachtgever ter zake van het afnemen van zaken of het SEMARE niet in de gelegenheid stellen de overeengekomen werkzaamheden te verrichten, laat de betalingsverplichting van Opdrachtgever onverlet.
  3. IndienOpdrachtgeveropdevervaldagnietaanzijnverplichtingenheeftvoldaan, is hij direct in verzuim zonder dat ingebrekestelling vereist is. In dat geval worden alle verplichtingen van Opdrachtgever jegens SEMARE uit hoofde van alle tussen Opdrachtgever en SEMARE gesloten overeenkomsten terstond opeisbaar -ongeacht of SEMARE ter zake betalingsverplichtingen reeds heeft gefactureerd- en is Opdrachtgever aansprakelijk voor alle door SEMARE geleden en te lijden schade en kosten in verband daarmee.
  4. Bij gebreke van tijdige betaling is Opdrachtgever, zonder aanmaning of ingebrekestelling, een rente verschuldigd van 1,5% per maand over het onbetaald gebleven gedeelte van de hoofdsom, waarbij een gedeelte van een maand als volledige maand wordt gerekend. De verschuldigde rente wordt berekend overeenkomstig het bepaalde in art. 6:119 lid 2 BW.
  5. Kosten van invordering, zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk, zijn voor rekening van Opdrachtgever, met een minimumbedrag van € 250,00.
  6. DoorOpdrachtgevergedanebetalingenstrekkensteedsterafdoeningindeeerste plaats van alle verschuldigde renten en kosten en in de tweede plaats van opeisbare facturen die het langst openstaan, zelfs al vermeldt Opdrachtgever dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.
  7. SEMAREisteallentijdegerechtigdOpdrachtgeverteverzoekenomzekerheidte stellen voor de door Opdrachtgever uit hoofde van een overeenkomst te verrichten betalingen. Indien een verzochte zekerheidsstelling niet binnen de daartoe door SEMARE gestelde (redelijke) termijn wordt verstrekt en/of indien niet binnen de vervaltermijn van een factuur door Opdrachtgever volledig is betaald, is SEMARE gerechtigd voor rekening en risico van Opdrachtgever de uitvoering van de betreffende overeenkomst voor het niet uitgevoerde gedeelte - zonder ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst- op te schorten en/of de betreffende overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, één en ander onverminderd het recht van SEMARE op betaling van het reeds gepresteerde en op schadevergoeding.
  8. Bezwaren ten aanzien van facturen dienen binnen 8 dagen bij SEMARE schriftelijk te worden ingediend. Bezwaren schorten de betalingsverplichting niet op.

Artikel 7. Aansprakelijkheid

De leden van dit artikel zijn van toepassing in de volgorde van hun vermelding, en voor zover mogelijk tevens cumulatief.
1. Algemeen

  1. De aansprakelijkheid van SEMARE is beperkt tot de door Opdrachtgever geleden schade die het rechtstreekse en uitsluitende gevolg is van de aantoonbare schuld van SEMARE.
  2. SEMARE is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan door (gebruik van) door Opdrachtgever verstrekte (gebrekkige) materialen, (onjuiste en/of onvolledige) gegevens en/of documenten.
  3. Voor zover schade door de aansprakelijkheidsverzekering van SEMARE wordt gedekt, is de aansprakelijkheid van SEMARE beperkt tot het bedrag van de verzekeringsuitkering.
  4. De aansprakelijkheid van SEMARE is voorts beperkt tot het bedrag gelijk aan de op grond van de betreffende overeenkomst aan Opdrachtgever gefactureerde of te factureren bedragen exclusief BTW en andere heffingen van overheidswege.
  5. Indien en voor zover de in het vorige lid bedoelde overeenkomst leidt tot (regelmatige) facturen over een periode van langer dan drie maanden, zal SEMARE nimmer meer verschuldigd zijn aan Opdrachtgever dan de over de laatste drie maanden voorafgaande aan de tekortkoming van SEMARE die tot de schade heeft geleid, aan Opdrachtgever ingevolge de betreffende overeenkomst gefactureerde bedragen exclusief BTW en andere heffingen van overheidswege.
  6. De aansprakelijkheid van SEMARE voor schade als gevolg van fouten van een door SEMARE en/of de Opdrachtgever ten behoeve van de uitvoering van een overeenkomst ingeschakelde derde is beperkt tot zover als deze derde SEMARE effectief vrijwaart, waarbij SEMARE al hetgeen zal doen dat redelijkerwijs van haar verwacht mag worden, waaronder het medewerking verlenen aan Opdrachtgever, om een zo hoog mogelijke schadevergoeding te verkrijgen van de betreffende derde.
  7. De aansprakelijkheid van SEMARE vervalt in ieder geval 4 weken na afloop van de overeenkomst.

2. Beperkingen
Onverminderd het bepaalde in het vorige artikel is SEMARE niet aansprakelijk:

  1. voor niet-rechtstreekse, indirecte schade waaronder begrepen: gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie;
  2. voor enige schade, indien SEMARE niet binnen 10 werkdagen nadat Opdrachtgever van de schadeveroorzakende gebeurtenis wetenschap heeft gekregen daarvan schriftelijk door Opdrachtgever op de hoogte is gesteld;
  3. voor schade, indien en voor zover de schade is gedekt door een door Opdrachtgever gesloten verzekering;
  4. voor schade als gevolg van fouten in enig ontwerp of in tekst of gegevens, indien Opdrachtgever het betreffende ontwerp, de betreffende tekst of gegevens heeft goedgekeurd, dan wel indien Opdrachtgever door SEMARE in de gelegenheid is gesteld daarover een controle uit te voeren, maar daarvan heeft afgezien;
  5. en evenmin voor schade als gevolg van beschadiging, verlies of vernietiging van materialen of gegevens die aan SEMARE, door of namens Opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld [behoudens opzet of grove schuld].
  6. Het recht op verrekening van eventuele schade met nog door Opdrachtgever aan SEMARE verschuldigde bedragen wordt nadrukkelijk uitgesloten.

3. Beperkendevoorwaarden

  1. Opdrachtgever is gehouden, indien redelijkerwijs mogelijk, om kopieën

    van de door hem verstrekte gegevens en materialen ten behoeve van SEMARE beschikbaar te houden tot de uitvoering van de betreffende overeenkomst geheel is voltooid.

  2. Indien Opdrachtgever de in het vorige lid genoemde verplichting niet nakomt, kan SEMARE niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die bij het wel nakomen van die verplichting niet zou zijn opgetreden.

Artikel 8. Vrijwaring

  1. OpdrachtgevervrijwaartSEMAREtegenallemogelijkeaansprakenvanderdendie zijn ontstaan door niet-nakoming door Opdrachtgever van de ingevolge een overeenkomst en deze algemene voorwaarden op Opdrachtgever rustende verplichtingen.
  2. InhetbijzondervrijwaartOpdrachtgeverSEMAREvoorschadevannabestaanden door het derven van levensonderhoud als bedoeld in artikel 6:108 BW, voor zover die schade het gevolg is van letsel van werknemers van SEMARE en/of overige bij de uitvoering van een overeenkomst betrokken personen, opgelopen bij de uitvoering van die overeenkomst, zodanig dat daarvan de dood het gevolg is. 
  3. OpdrachtgevervrijwaartSEMAREvoortsterzakevanaansprakenvanderdenmet betrekking tot schade ontstaan in verband met de uitvoering van een overeenkomst, voor zover de betreffende aanspraken zouden zijn beperkt/uitgesloten indien SEMARE zich tegenover die derden op de beperking/uitsluiting van aansprakelijkheid ingevolge deze voorwaarden zou kunnen beroepen indien die derden als opdrachtgever de betreffende overeenkomst met SEMARE hadden gesloten.
  4. Onder derden als bedoeld in het vorige lid worden onder meer begrepen personeel in dienst van Opdrachtgever en andere (rechts)personen waarvan Opdrachtgever bij de uitoefening van zijn werkzaamheden gebruik maakt.

Artikel 9. Schadeclaims derden 

  1. Opdrachtgever is gehouden, indien hij door een derde wordt aangesproken ter zake van schade waarvoor Opdrachtgever en/of de derde SEMARE (mede) aansprakelijk kunnen of zullen stellen, SEMARE daarvan zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 8 dagen na de aanspraak door de derde schriftelijk op de hoogte te stellen.
  2. Opdrachtgever zal dergelijke schadeclaims slechts afwikkelen in overleg met SEMARE (die hiermee geen aansprakelijkheid erkent) op straffe van verval van eventuele aanspraken van Opdrachtgever jegens SEMARE.

Artikel 10. Niet toerekenbare tekortkoming (overmacht)

  1. Indien SEMARE door omstandigheden, opgekomen buiten schuld en risicosfeer van SEMARE na het sluiten van de overeenkomst, tijdelijk verhinderd is haar verplichtingen na te komen, is SEMARE bevoegd de uitvoering van de overeenkomst voor de duur van de verhindering op te schorten. Eventueel door of namens Opdrachtgever gestelde betalingszekerheden dienen overeenkomstig te worden verlengd.
  2. IndienSEMAREdooromstandigheden,opgekomenalshiervoorinlid1bedoeld, langer dan drie maanden verhinderd is haar verplichtingen na te komen, is ieder van partijen bevoegd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden.

Artikel 11. Ontbinding

  1. Onverminderd de overige bepalingen in de algemene voorwaarden eindigt de overeenkomst van rechtswege, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder dat enige ingebrekestelling zal zijn vereist, op het tijdstip waarop Opdrachtgever, die de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen niet of niet volledig heeft voldaan, in staat van faillissement wordt verklaard, voorlopige surséance van betaling aanvraagt of door beslaglegging, onder curatelenstelling of anderszins de beschikkingsbevoegdheid over zijn vermogen of een deel ervan verliest, tenzij de curator of bewindvoerder de uit deze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen als boedelschuld erkent en zekerheid stelt voor voldoening daarvan.
  2. Door de beëindiging worden over en weer bestaande vorderingen onmiddellijk opeisbaar. Opdrachtgever is aansprakelijk voor alle door SEMARE geleden en te lijden schade en kosten.
  3. Indien Opdrachtgever niet, niet tijdig of niet behoorlijk voldoet aan de verplichtingen, welke voor hem uit enige in deze voorwaarden bedoelde, met SEMARE gesloten, overeenkomst voortvloeien alsmede in geval van opschorting van betalingen, stillegging of liquidatie van de zaken van Opdrachtgever of diens overlijden, is SEMARE gerechtigd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, (en het door SEMARE geleverde, voor zover nog niet betaald, terug te vorderen) –zonder rechterlijke tussenkomst en zonder dat ingebrekestelling is vereist- en/of betaling van het uitgevoerde deel van de overeenkomst te vorderen en/of voor verdere levering vooruitbetaling te eisen. In deze gevallen worden over en weer bestaande vorderingen onmiddellijk opeisbaar. Opdrachtgever is aansprakelijk voor alle door SEMARE geleden en te lijden schade en kosten.

Artikel 12. Geheimhouding 

  1. Tenzij er sprake is van een wettelijke of beroepsplicht tot bekendmaking, is SEMARE verplicht tot geheimhouding tegenover derden.
  2. Behoudens toestemming van opdrachtgever is SEMARE niet gerechtigd de informatie die aan haar door opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden tot een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen. Hierop wordt echter een uitzondering gemaakt in het geval SEMARE voor haarzelf optreedt in een tucht-, civiele- of strafprocedure waarbij deze stukken van belang kunnen zijn. 
  3. SEMARE zal haar verplichtingen op grond van lid 9.1 en 9.2. opleggen aan door haar ingeschakelde derden.

Artikel 13. Geschillen

  1. Op alle met SEMARE gesloten overeenkomsten en op eventuele nadere, ter uitvoering daarvan, gesloten overeenkomsten is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
  2. Alle uit de hiervoor bedoelde overeenkomsten voortvloeiende geschillen zullen, behoudens die ten aanzien waarvan de Kantonrechter absoluut bevoegd is, uitsluitend worden berecht door de bevoegde rechter in het Arrondissement Amsterdam, onverminderd de bevoegdheid van een andere rechter ter zake van voorlopige, conservatoire of executoriale maatregelen.  

ETHICS & WORKING PRINCIPLES 2018 SEMARE - Senior Management Recruitment

PROFESSIONAL ETHICS

It is our purpose to build a long-term relationship with our clients based on mutual trust and integrity. We believe that working together over time we come to understand their organizational style, culture, personalities and dynamics and so can provide added value through objective and informed advice.

We present our capabilities accurately and honor all commitments made to our clients. We safeguard their good name, along with that of SEMARE, by treating properly those whom we contact in connection with search assignments. Our reputation enables us to be particularly effective in persuading individuals to explore our clients' opportunities.

We work for and are compensated only by client organizations. We accept only those search assignments we believe we can perform effectively, establishing at the outset the feasibility of specifications. Our objective is to identify and attract well-qualified candidates and to work with the client to secure the appointment of the preferred candidate.

The final choice rests with the client. We undertake to provide clients with all relevant information available to us regarding candidates and to provide candidates with all appropriate data concerning both the client organization and the particular search opportunity. In this manner, prospects for a mutually satisfactory client/candidate relationship are maximized.

We do not provide any organization with detailed information on individuals unless we have been retained to complete an assignment for which such individuals are potential candidates, and only then with the permission of those individuals.

WORKING PRINCIPLES

Confidentiality - The effectiveness of our work depends on a detailed understanding of our client's strategy and style of management. We therefore respect absolute confidentiality when dealing with sensitive information provided to us about a client organization and its personnel.

Confidentiality works both ways. Most of the people recommended by SEMARE are currently employed. Client companies must respect this fact and work to minimize exposure of candidates during the search and interviewing process. This means that no candidate names should be mentioned to anyone other than those individuals directly involved in the search effort. Confidential presentation material must be controlled and strictly limited to those people concerned with the selection of the candidate. Open relationship - The best relationships are reciprocal and, just as we make our clients aware of any particular facts we discover in the course of a search, we ask them to keep us informed of any developments which may affect the successful outcome.

Communication - We establish appropriate lines of communication with the client at the beginning of an assignment and use them to maintain regular contact throughout the search: by telephone, in writing, live online updates and through strategy review sessions.

Exclusivity - To avoid confusion in the market-place, we ask that only one recruitment procedure is followed. Thus, clients should not advertise or use any other recruitment method whilst we are working on a search and refer to us for consideration any potential candidates already known to them or presenting themselves spontaneously. Our search activity may occasionally provoke such introductions.

Research - Our objective on each search is to discover relevant and high-caliber people through professional research. Our methodology enables us to identify key individuals with the specific qualifications, skills and experience sought across sectoral and national boundaries.

Timescale - An assignment enters research when we are authorized to proceed. Our objective is to present qualified candidates for interview within an agreed timescale. Allowing time for completion of the client's interviewing and selection process, we would expect an assignment to be completed within three months. In the case of international assignments and those with some element of exceptional difficulty, timescales may be longer.

THE SEARCH METHOD

Each search has different requirements and points of emphasis and we are accordingly flexible in adapting our approach to meet client needs. In general, however, the search process includes the following stages:

Briefing - Confidential discussions held with key client contacts, in order to obtain a clear understanding of the company, its objectives, the position and the characteristics of the person sought.

Profiling - 'Company, Position and Person Profiles' and an outline research strategy agreed with the client to use as a blueprint for the search.

Research - Potential candidates identified by utilizing in-house expertise found in our specialist practices and international data base, together with original research and discussions with informed individuals who can provide valuable, objective insights on people and relevant issues. Depending on the search requirement, we may liaise with other consultant and research colleagues.

Strategy review - Progress reviewed regularly with the client, and strategy review sessions held as appropriate where we detail targeted organizations and individuals, highlighting qualified candidates. During these sessions; we give feedback on market reaction to the client and the post, comparative salary data, any other pertinent information and summary profiles of qualified candidates.

Interviewing - Qualified candidates identified during the course of the search interviewed and evaluated against the agreed profiles.

Candidate presentation - A shortlist of qualified candidates presented for each of whom we prepare a detailed candidate profile which comprises biographical data, career and compensation details and a full appraisal against the specification.

Facilitating - Client and candidates counseled throughout the interview process; close liaison with the preferred candidate to identify, articulate and affect a successful resolution of any issues arising.

Referencing - Informal referencing and qualification checks carried out before presentation of shortlisted candidates wherever possible. Post presentation we continue the process. Once an offer has been made, and if required further referencing is carried out and the results are conveyed to the client.

Post appointment - Contact maintained with both client and candidate once the candidate has joined a client organization to help ensure the candidate's successful integration into the new company.

FEE STRUCTURE AND TERMS OF ENGAGEMENT

Retained search - We work with our clients on a retained basis and payment of our fees is not contingent upon our finding suitable candidates or upon the client making an offer to a candidate or having an offer accepted. Unless specific provisions to the contrary are agreed with the client at the outset, the assignment period will be three months. In the unlikely event that the search is not completed within the assignment period, we will review with the client the basis upon which we may extend the assignment period and, where appropriate, issue an amendment to the terms of the original assignment.

In some circumstances, where a candidate leaves a client within 3 months, we may at our option agree to find a suitable replacement without charging further fees, only expenses.

Fee structure - Unless otherwise agreed, our full fee structure is based on an upfront agreed fixed percentage of the actual full first year remuneration received by the candidate, including holiday allowances, excluding bonus if applicable for the position.

Start-up Fee - At the start of an executive search we always charge an initial fee (the basic fee or start-up fee) of two-tenths of the estimated full fee. Would client cancel the position or hire candidates directly or internally, the start-up fee will not be reimbursed. It will cover the costs for search work and of course Market Research resulting from the initial work and efforts put in place.

Where further appointments (including appointments with organizations associated or connected with the client) result, whether of candidates introduced by us or as a direct or indirect consequence of our involvement or contact with the client or any candidate, we will charge a fee of two-tenths of the estimated (or, if higher, the actual) total first year remuneration payable to the candidate/person appointed.

Our fee structure applies whether or not the candidate/person appointed was previously known or introduced to the client and notwithstanding any initial rejection. In the course of an assignment we may be asked to alter the terms of our brief, for instance to change the position profile, causing additional work for us. In such cases, we may charge a further fee, although we will usually agree this with the client in advance.

The client is obliged to notify us of the intention to appoint a successful candidate and to provide us with all relevant information with regard to the estimated and the actual remuneration payable, to enable us to calculate our fees. For the purposes of any such calculation, remuneration includes all gross salary, profit share, consultancy fees, holiday or other allowances and pension (bonus and/or commission payments are excluded) payable to the candidate or to any service company or other organization for which the candidate works.

Our fees will usually be invoiced in € (Euros). Remuneration payable in any currency other than the currency of the invoice will be calculated at the exchange rate applicable at the date of our invoice.

Billing - The start-up fee for the retainer is billed in one installment and is invoiced when we are authorized to proceed with an assignment. We will bill the final fee in full as soon as we have carried out the relevant work or as soon as the offer is accepted. The already payed start-up fee will be deducted from the final fee.

Invoices are due for payment without deduction upon presentation and invoices overdue for 30 days will attract interest from their due date until payment. Interest will be charged at the interest rate specified or recommended in the Dutch legislation on late payment of commercial debts. All fees and expenses are exclusive of VAT which will be added.

Expenses - It is our practice to only bill exceptional expenses incurred in the course of an assignment in addition to our fees. These exceptional items such as for example international air travel are cleared with the client beforehand.

Cancellation - If any invoice is not paid within 30 days, we reserve the right to cancel the assignment immediately but without prejudice to our right to submit further invoices in relation to the assignment.

Modification - If unforeseen or other circumstances affecting the client make the assignment unworkable, or require it to be substantially modified, our fees for any work already carried out will remain payable. We also reserve the right to charge our remaining fees in full, although as a matter of practice, depending on the amount of work which we have carried out on the assignment, we may agree not to do so. Any expenses will be payable in full.

Client protection - In view of the long-term relationship with our clients it is appropriate to restate our longstanding policy not to recruit executive-level employees from a client for a specified period of time. We confirm therefore, that we will not try to recruit a candidate placed with the client during the candidate's tenure. We also confirm that for a period of 12 months from the date that we begin the relevant assignment, we will not try to recruit anyone who reports directly to the candidate or anyone to whom the candidate reports directly.

Confidentiality - Details of candidates (including any assessment notes or other documents prepared or information concerning candidates) are provided to the client in strictest confidence and on the understanding that the client will not disclose to anyone the existence or contents of them without our written agreement. If the client passes on the details of a candidate to another organization which subsequently engages the candidate, this will be treated as a further appointment and a fee based upon one quarter of the total first year remuneration will be payable by the client.

Privacy – Details of our Privacy Policy can be found in our Privacy notice for recruitment 2018 available through our website. Please note that we aim to fully comply with the General Data Protection Regulation as stipulated by the EU legislation effective May 25, 2018.

References and information - If requested, we will take up references, including the confirmation of any professional or academic qualifications. However, the client is ultimately responsible for any references or other information about candidates, as well as any decisions regarding their suitability. We cannot be held liable if any information proves to be inaccurate or misleading or if the candidate is unsuitable for the position. The client is also responsible for arranging all medical examinations and other investigations and for obtaining any work or other permits.

In general - These terms of engagement apply to all executive search assignments or talent mapping exercises carried out by SEMARE and are deemed accepted by the client when the client instructs us on an assignment or otherwise requests or makes use of our services. They apply to the exclusion of any other terms and conditions, except those agreed in writing between us and the client.

Our contract with the client shall be governed by the Dutch legislation and governed by the Amsterdam court, the Netherlands.